HubSpot gehört zu den erfolgreichsten CRM-Lösungen überhaupt. Und das nicht nur aufgrund des enormen Funktionsumfangs. Auch cleveres Marketing und günstige Einstiegskosten haben das Produkt zur Marktführerschaft verholfen. Doch immer wieder begegne ich Anwendern, für die eine andere Lösung die bessere Wahl gewesen wäre. Weshalb ich heute mal ein paar Ratschläge für all jene habe, die mit HubSpot CRM liebäugeln.
Was ist HubSpot?
HubSpot ist eine cloudbasierte Plattform für Inbound-Marketing, Vertrieb und Kundenservice. Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre gesamte Customer Journey in einem zentralen System abzubilden – von der ersten Website-Interaktion bis zum abgeschlossenen Verkauf und darüber hinaus.
Gegründet 2006 in den USA, hat sich HubSpot mittlerweile zu einem der weltweit bekanntesten Anbieter in diesem Bereich entwickelt. Die Plattform richtet sich sowohl an kleine Unternehmen als auch an große Teams – wobei sich je nach Unternehmensgröße sehr unterschiedliche Erfahrungen ergeben können.
Welche Bestandteile hat das Produkt?
HubSpot ist modular aufgebaut. Die einzelnen Funktionsbereiche heißen „Hubs“ und lassen sich je nach Bedarf kombinieren:
- CRM (kostenlos): Zentrale Kundendatenbank, Kontakte, Firmen, Deals, Aufgaben – Basis für alle weiteren Hubs.
- Marketing Hub: E-Mail-Marketing, Landing Pages, Formulare, Workflows, Lead Scoring, Kampagnenmanagement, Reports.
- Sales Hub: Vertriebsautomatisierung, Angebots- und Deal-Management, Meeting-Planung, Pipeline-Tracking.
- Service Hub: Ticket-System, Wissensdatenbank, Feedback-Tools, Live-Chat, Helpdesk-Funktionen.
- Content Hub: Eigener Website- und Blog-Builder inklusive Hosting, SEO-Tools und Personalisierungsmöglichkeiten.
- Operations Hub: Daten-Synchronisation, automatisierte Datenbereinigung, benutzerdefinierte Automatisierungen.
Die verschiedenen Hubs können unabhängig voneinander oder in Kombination genutzt werden. Je mehr man integriert, desto stärker entfaltet sich der Plattform-Gedanke – aber auch die Abhängigkeit und die Kosten steigen.
HubSpot Starter: ein Lockangebot mit wenig Substanz?
Die Einstiegslizenz von HubSpot klingt auf dem Papier attraktiv: CRM, E-Mail-Marketing, einfache Automatisierung, Landingpages. In der Praxis fehlt jedoch oft genau das, was man braucht:
- Kaum echte Automatisierung möglich. Allenfalls der Versand eines Leadmagneten nach dem Ausfüllen eines Formulars.
- Wichtige Integrationen sind eingeschränkt
- Limitierte Personalisierung und Segmentierung
- Tracking und Reporting sind sehr rudimentär
Für Unternehmen mit ambitionierten Marketingzielen reicht das nicht. Viele wechseln frustriert zu Alternativen – oder beißen in den sauren Apfel und upgraden zu teureren Paketen.
HubSpot CRM zum Newsletter-Versand
Immer wieder stoße ich auf Anwender, die HubSpot mit seinem Marketing Hub als reines Newsletter-Tool verwenden. Dabei ist das Produkt aus verschiedenen Gründen für reines E-Mail-Marketing eher ungeeignet:
- Um E-Mails an Kontakte senden zu können, müssen in HubSpot verschiedenen Voraussetzungen erfüllt sein. Die zu erfüllen kann nervenaufreibend sein.
- Simple Anredephrasen für die Personalisierungen müssen, sofern nicht als Attribut vorhanden, zunächst über Workflows generiert werden. Was mit einer Starter-Lizenz überhaupt nicht möglich ist.
- Bei der Gestaltung von Formularen und Landingpages hat man viele Freiheiten. Sofern man HTML, CSS und die Skriptsprache HubL beherrscht.
- Der Versand von E-Mails läuft per default über HubSpot-Mailserver mit Shared IP. Da HubSpot kein Email Service Provider ist, sondern auch gern mal für Cold Outreach genutzt wird, sind Zustellprobleme vorprogrammiert.
Kurzum: Als reines E-Mail-Marketing-Tool ist HubSpot mit seinem Marketing Hub eher ungeeignet.
Aufwand für Einrichtung und Wartung
Ich stoße regelmäßig auf Unternehmen, die HubSpot eingeführt haben, ohne es jemals korrekt eingerichtet zu haben. (Das ist nicht verwunderlich, weil das mehrere tausend Euro teure HubSpot-Onboarding lediglich aus Video-Content besteht.)
Ohne richtige Einrichtung kann das Potenzial dieser leistungsfähigen Software nicht im Ansatz ausgeschöpft werden. Im Gegenteil: Die Akzeptanz der User aus Marketing und Sales wird gering sein. So bin ich schon auf Anwender gestoßen, die auch nach der HubSpot-Einführung ihre Kundengespräche in Excel gepflegt haben. Um sie dann später in HubSpot hochzuladen.
Besser dran ist, wer von Beginn an eine Agentur beauftragt. Der Spaß kostet jedoch schnell mal einen fünfstelligen Eurobetrag.
Die große Preisfrage: Wann lohnen sich Professional oder Enterprise?
Die teureren Pakete von HubSpot bieten deutlich mehr Funktionen – z.B. echte Workflows, benutzerdefinierte Berichte oder leistungsfähige Lead Scoring-Modelle.
Doch das hat seinen Preis:
- Marketing Hub Professional: ab ca. 800–1.000 € pro Monat
- Sales Hub oder Service Hub: jeweils zusätzliche Kosten
- Zwingende Vertragslaufzeiten: meist 12 Monate oder mehr
Wann sich das lohnt:
- Wenn bereits ein großes Lead-Volumen existiert
- Wenn mehrere Teams (Marketing, Sales, Service) eng zusammenarbeiten
- Wenn intern keine Zeit oder Ressourcen für Tool-Integration oder Pflege existieren
- Wenn DSGVO-konforme Marketing-Automation in einem Tool abgebildet werden soll (mit Einschränkungen, siehe unten)
Wann es eher nicht lohnt:
- Für Startups ohne klare Prozesse
- Für Unternehmen mit spitzem Anwendungsfall (z.B. nur E-Mail-Marketing)
- Für Organisationen mit begrenztem Budget oder eigenen Tech-Ressourcen
Suite vs. Best-of-Breed – ein strategischer Blick
HubSpot verfolgt klar den „All-in-One“-Ansatz: CRM, E-Mail-Marketing, CMS, Social Media Management, Reporting – alles in einem System. Das klingt praktisch, kann aber zur Abhängigkeit führen.
Nachteile einer Suite wie HubSpot:
- Funktionsumfang wächst oft schneller als die tatsächlichen Bedürfnisse.
- Abhängigkeit vom Anbieter: Wechselkosten sind hoch.
- Oft schlechtere Einzelfunktionalität als spezialisierte Tools.
- Datenhoheit und DSGVO-Themen bei US-Anbietern bleiben kritisch (trotz EU-Hosting)
Best-of-Breed als Alternative
Fakt ist: Fast jedes CRM entwickelt sich in Richtung einer Suite. Genauso wie viele Marketing-Automation-Tools immer mehr CRM-Funktionalitäten abbilden.
Doch viele Tools ermöglichen dennoch die Anbindung spezieller Lösungen für E-Mail-Marketing, Web-Push-Nachrichten, Service Management, Landingpages und Analytics.
Vorteile: Mehr Kontrolle, bessere Anpassbarkeit, oft günstiger. Der Nachteil: Man muss sie selbst miteinander integrieren, z.B. über Make, Zapier oder native APIs.
DSGVO: US-Anbieter bleiben ein Risiko
Auch wenn HubSpot viele DSGVO-Funktionen mitbringt (Double-Opt-in, Datenlöschung, Einwilligungsmanagement) – das Unternehmen sitzt in den USA. Das Risiko für Abmahnungen oder Datenschutzkonflikte bleibt bestehen, gerade bei sensiblen Daten oder in regulierten Branchen.
Alternativen aus Europa (z. B. Brevo aus Frankreich, Evalanche aus Deutschland) bieten oft ähnliche Funktionen mit weniger rechtlichen Grauzonen.
Fazit
HubSpot ist kein schlechtes Produkt. Im Gegenteil: Für manche Unternehmen kann es ein echter Gamechanger sein. Doch es ist kein Selbstläufer – und die Einstiegslizenz oft irreführend. Wer es nutzen will, braucht ein klares Zielbild für Marketing und Vertrieb, ausreichendes Budget und die Bereitschaft, sich auf die Plattform einzulassen (und nicht nur „ein bisschen ausprobieren“).
Für alle anderen lohnt es sich, Alternativen zu prüfen – und über den Tellerrand der großen Marketing-Suiten hinauszublicken.
Moin aus Hamburg!
Mein Name ist Frank und ich bin bereits seit Mitte der 1990er in der Digitalbranche unterwegs. Meine Schwerpunkte sind Content-Marketing, HubSpot CRM Consulting und E-Mail-Marketing.