Wer schon mal eine E-Mail an eine falsch buchstabierte Adresse verschickt hat, kennt sie: Diese etwas kryptisch wirkenden Fehlermeldungen, welche postwendend in der eigenen Inbox landen. Die Rede ist von Hard Bounces. Sie spielen vor allem im E-Mail-Marketing und CRM eine große Rolle.
Was ist ein Hard Bounce?
Ein Hard Bounce ist eine dauerhafte Fehlermeldung beim E-Mail-Versand. Das bedeutet, dass die E-Mail den Empfänger nicht erreichen konnte. Gründe dafür können eine ungültige E-Mail-Adresse oder eine nicht mehr existierende Domain sein. Im Gegensatz zum Soft Bounce, der auf temporäre Fehler hinweist.
Sowohl Soft Bounces als auch Hard Bounces werden auch Bounce Message bzw. Non-Delivery Report/Receipt (NDR) oder Delivery Status Notification (DSN) genannt.s
Wozu dienen Hard Bounces?
Hard Bounces dienen der Information des Absenders. So kann dieser reagieren, etwa die Adresse korrigieren oder einen anderen Kommunikationskanal wählen.
Gäbe es keine Bounce Messages, wäre Kommunikation per E-Mail eine Blackbox und in der Praxis kaum brauchbar.
Wie lassen sich Hard Bounces erkennen?
Wie jede Bounce Message beinhaltet ein Hard Bounce einige Informationen zur betreffenden E-Mail. Zum Beispiel deren Betreff, das Versanddatum und ein Auszug des Inhalts. Darüber hinaus umfasst sie den Grund des Fehlers:
- Fehlercode,
- erweiterter Fehlercode und
- die Fehlerbeschreibung.
Diese Codes beginnen stets mit einer 5.
Beispiele für traditionelle Fehlercodes (Hard Bounces)
| 500 | The server could not recognize the command due to a syntax error. |
| 501 | A syntax error was encountered in command arguments. |
| 502 | This command is not implemented. |
| 503 | The server has encountered a bad sequence of commands. |
| 504 | The command parameter is not implemented. |
| 510 | Bad email address. |
| 511 | Bad email address. |
| 512 | A DNS error: the host server for the recipient’s domain name cannot be found. |
| 513 | ‘Address type is incorrect’: another problem concerning address misspelling. In few cases, however, it’s related to an authentication issue. |
| 523 | The total size of your mailing exceeds the recipient server’s limits. |
| 530 | Typically, an authentication problem, but sometimes, it is about the recipient’s server blacklisting yours or an invalid email address. |
| 541 | The recipient address rejected your message: typically, it is an error caused by an anti-spam filter. |
| 550 | The user’s mailbox was unavailable (such as - not found). |
| 551 | The recipient is not local to the server. |
| 552 | The action was aborted due to exceeded storage allocation. |
| 553 | The command was aborted because the mailbox name is invalid. |
| 554 | The transaction failed for some unstated reason. |
Hard Bounces im E-Mail-Marketing
Im E-Mail-Marketing haben vor allem Bounce Messages eine andere wichtige Funktion: Sie helfen dabei, den Datenbestand sauber zu halten. Dabei hilft ein automatisches Bounce Handling, auch Bounce Management genannt. Es liest Bounce Messages automatisch ein und entfernt ungültige Datensätze aus den Listen. Das ist deshalb wichtig, weil hohe Bounce Rates ein Alarmzeichen für Spamfilter sind.
Die qualitative und quantitive Auswertung der Hard Bounces hat noch einen weiteren Nutzen für Versender: Aus ihnen lässt sich ablesen, ob es Probleme mit der E-Mail-Zustellbarkeit gibt. Also zum Beispiel Probleme mit der Authentifizierung und Verschlüsselung von E-Mails.
Die 3 große Herausforderum mit Hard Bounces
1. Bounce Messages sind ungenau
Postmaster wollen ihre Infrastruktur schützen. Das ist mehr als verständlich. Als eine Maßnahme konigurieren sie ihre Mailserver oft so, dass nichtssagende oder irreführende Fehlermeldungen ausgegeben werden. Das Ziel: Spammer und Scammer verwirren. Leider trifft das auch die seriösen Versender!
Ein weiteres Problem ist, dass es für Status Codes verschiedene Standards gibt (RFC 821 und RFC 3463). Leider widersprechen sich die in einer Bounce Message ausgegebene Codes sowie der Fehlertext öfters mal. Die tatsächliche Bedeutung erfährt man allenfalls nach Rücksprache.
2. Bounce Messages werden gar nicht erst versendet
Wird eine eingehende E-Mail als “Spam” klassifiziert, folgt oft gar keine Bounces Message. Das ist besonders fies, weil bei einem False-Positive eine möglicherweise wichtige E-Mail gefühlt im Nirvana landet.
Warum konfigurieren einige Postmaster ihre Mailserver so? Weil sie Spammer und Scammer nicht auch noch mit Informationen versorgen wollen, die vermutlich eh ins Leere laufen. Und um wertvolle Ressourcen zu schonen.
Und dann wären da noch die Spam Traps, die naturgemäß keine Fehlermeldung anstoßen.
3. Bounce Messages werden nicht korrekt verarbeitet
Aufgrund der genannten Probleme haben auch die ESPs und CRMs ihre Schwierigkeiten, Hard Bounces korrekt zu verarbeiten. Hin und wieder machen sie es sich aber auch ganz schön leicht. Das Ergebnis:
- Falsche Kategorisierung (Soft Bounce / Hard Bounce)
- Keine Zuordnung zu konkretem Mailing
- Falsche Aktion (Löschen / Sperren eines Kontakts)
- Keine Ausgabe der Originalfehlermeldung
Natürlich wollen sich Email Service Provider eine negative IP Reputation ersparen. Deshalb markieren sie eine E-Mail im Zweifel tendenziell eher als “Hard Bounce”. Das Nachsehen hat dann der Versender.
Wie kann man Hard Bounces vermeiden?
Völlig vermeiden lassen sich Hard Bounces nicht. Vor allem im B2B-Kontext ist es völlig normal, dass eine E-Mail-Adresse nach ein paar Jahren nicht mehr funktioniert. Weil Menschen hin und wieder den Arbeitgeber wechseln. Oder weil Unternehmen umfirmieren. Akzeptiere also eine Bounce Rate von 3-4 % je Monat.
Um bei der Bounce Rate auf einem akzeptablen Niveau zu bleiben,
- nutze ein Double-Opt-In-Verfahren. So überprüfst du E-Mail-Adressen vor dem Versand.
- Bereinige regelmäßig deine Verteilerliste.
- Vermeide Tippfehler durch Formvalidierung im Anmeldeformular.
Ergänzende Artikel
Moin aus Hamburg!
Mein Name ist Frank und ich bin bereits seit Mitte der 1990er in der Digitalbranche unterwegs. Meine Schwerpunkte sind Content-Marketing, E-Mail-Zustellbarkeit und MarTech.