Von der Blackbox zur Roadmap: CRM & E-Mail-Marketing auf dem Prüfstand.
CRM Audit & Datenanalyse für Marketing, Automation und E-Mail.
Du bekommst keine Folien-Bingo-Show, sondern Klarheit: Was stimmt an KPIs, Daten und Automationslogik – und was bremst euch gerade aus?
Moin aus Hamburg!
Viele Unternehmen nutzen CRM- und Marketing-Automation-Systeme – aber nur wenige wissen, wie effizient sie wirklich arbeiten. Ich mache euren Ist-Zustand messbar: mit einem CRM Audit, KPI-Analysen und klaren Empfehlungen für mehr Effizienz und ROI.
- Quick Wins: Maßnahmen, die du in 0–2 Wochen umsetzen kannst
- KPI-Scorecard: saubere Definitionen + die wichtigsten Hebel im Funnel
- Datenqualität: Dubletten, Lücken, verwaiste Felder – inkl. konkreter Fixes
- Automation-Check: Trigger, Logik, Fehlerquellen – plus Prioritäten
Woran du merkst, dass ein CRM Audit fällig ist
- Ihr habt viele Tools, aber niemand kann sicher sagen, was wirklich wirkt.
- Die Zahlen im Dashboard sehen okay aus, aber Sales sagt: „Da kommt wenig bei rum.“
- Workflows laufen, aber es gibt Logik-Brüche (falsche Trigger, doppelte Mails, Timing-Probleme).
- Datenqualität kostet Zeit: Dubletten, unklare Felder, fehlende Pflichtwerte.
- „Wir sollten mal…“ gibt es oft – aber keine klare Prioritätenliste.
So läuft das Audit ab
- Kurz-Kickoff (60–90 Min): Ziele, KPIs, Systemlandschaft, aktuelle Pain Points.
- Zugänge & Datenbasis: ideal Read-only; alternativ strukturierte Exporte (Kontakte, Events, Kampagnen, Automations, Sales-Stages).
- Analyse-Phase: KPI-Definitionen, Tracking-Logik, Datenqualität, Segmentierung, Workflow-Landkarte.
- Findings & Quick Wins: klare Ursachen, nicht nur Symptome. Erste Maßnahmen direkt umsetzbar.
- Roadmap-Workshop (60 Min): 30/60/90-Tage-Plan nach Impact & Aufwand priorisiert.
Typischer Umfang: 10–15 Werktage (je nach Systemlandschaft).
Warum ein CRM Audit euch Zeit und Budget spart
- KPIs ohne saubere Definitionen führen zu falschen Entscheidungen (und zu Meetings ohne Ende).
- Datenqualität kostet täglich Zeit: Dubletten, fehlende Pflichtfelder, widersprüchliche Werte.
- Tracking-Lücken machen Kampagnen “erfolgreich”, obwohl im Funnel wenig ankommt.
- Workflows laufen, aber nicht stabil: falsche Trigger, doppeltes Messaging, Timing-Probleme.
- Integrationen erzeugen stille Fehler (Sync bricht, Felder mappen falsch, Ownership unklar).
- Ein Audit liefert Quick Wins plus eine priorisierte Roadmap statt Bauchgefühl.
Leistungen im Überblick
Ob es nur ein Bauchgefühl ist oder dein CRM tatsächlich schlechte Ergebnisse liefert – ich helfe dir, der Sache auf den Grund zu gehen.
🔍 System- & Daten-Audit
Ich prüfe dein CRM und Marketing Automation Set-up auf Struktur, Datenmodell und Integrationen. So erkennst du schnell, wie sauber deine Systeme arbeiten und wo sich Optimierungspotenziale verbergen.
🧹 Datenhygiene & Qualitätssicherung
Saubere Daten sind die Basis für erfolgreiche Automatisierung. Ich identifiziere Dubletten, fehlerhafte Felder und veraltete Einträge und gebe dir konkrete Empfehlungen zur nachhaltigen Datenpflege.
🔎 Segmentierung und Clustering
In vielen Datenbanken schlummern wahre Schätze. Ich helfe dir, sie zu bergen. Mittels statistischer Methoden ermittle ich wertvolle Kundensegmente.
⚙️ Workflow-Analyse
Ob Lead-Nurturing, Sales-Prozesse oder Kampagnen: Ich analysiere deine Workflows auf Logik, Trigger und Effizienz. Du erfährst, welche Automatisierungen funktionieren und wo Anpassungen nötig sind.
📩 E-Mail-Marketing-Review
Ich überprüfe deine Newsletter und Automationsstrecken hinsichtlich Zustellbarkeit, Engagement, List Growth und Zielgruppenansprache. Dazu greife ich auf die Rohdaten zurück und führe umfassende Kohortenanalysen durch.
🗺️Handlungsempfehlungen & Strategie
Du erhältst nicht nur eine Analyse, sondern einen priorisierten Maßnahmenplan. Mit Quick Wins für sofortige Erfolge und einer strategischen Roadmap, die dein CRM und Marketing langfristig voranbringt.
Was du am Ende in der Hand hast
- Audit-Zusammenfassung (1 Seite): Status, Risiken, größte Hebel
- KPI-Dashboard/Scorecard: Engagement, Funnel, Listenwachstum, Deliverability (sofern relevant)
- Datenqualitäts-Report: Dubletten, Pflichtfelder, verwaiste Werte, Empfehlungen
- Automation-Landkarte: Welche Strecken es gibt, was triggert, wo es bricht
- Priorisierte Roadmap: Quick Wins (0–2 Wochen) + Maßnahmen (30/60/90 Tage)
Ergebnis deines CRM Audits
- Transparenz: Du siehst, was wirkt und was nur beschäftigt.
- Quick Wins: Sofort umsetzbare Maßnahmen mit klarer Priorität.
- Roadmap: 30/60/90 Tage Plan nach Impact und Aufwand.
- Entscheidungssicherheit: Investitionen werden begründbar.
Für wen ist die CRM-Analyse geeignet?
Ein CRM Audit lohnt sich immer dann, wenn du das Gefühl hast, dass deine Systeme nicht das volle Potenzial ausschöpfen. Besonders wertvoll ist die Analyse für:
- Marketing-Teams, die Transparenz über ihre Automatisierungen und Kampagnen brauchen
- Unternehmen, die ihre KPIs besser verstehen und gezielt optimieren wollen
- E-Mail-Marketing-Verantwortliche, die Zustellbarkeit und Engagement verbessern möchten
- Entscheider:innen, die Budgets absichern und Investitionen fundiert begründen wollen
- SaaS, E-Commerce und Publisher, die datengetriebenes Marketing als Wachstumstreiber nutzen
Kurz gesagt: Wenn du mehr Klarheit, bessere Daten und eine fundierte Grundlage für Entscheidungen willst, ist die Analyse genau das Richtige für dich.
Was ich nicht mache (damit’s für beide Seiten passt)
- Kein Tool-Verkauf. Ich empfehle nur, was sinnvoll ist.
- Keine Rechtsberatung. Datenschutz-Risiken benenne ich technisch/organisatorisch, ersetze aber keinen Juristen.
- Kein „Wir tracken alles“. Wir definieren Events/KPIs so, dass Entscheidungen besser werden – nicht Dashboards bunter.
Zu meiner Person
Mein Name ist Frank und ich unterstütze seit vielen Jahren Unternehmen dabei, ihr Marketing datengetrieben und effizient aufzusetzen. Mein Schwerpunkt liegt auf E-Mail-Marketing, CRM-Systemen und Marketing Automation.
In zahlreichen Projekten – von Start-ups über Mittelstand bis zu internationalen Brands – habe ich Ist-Analysen durchgeführt, Audits erstellt und Optimierungsstrategien entwickelt.
Mein Anspruch: Transparenz schaffen, Potenziale sichtbar machen und klare Handlungsempfehlungen liefern, die sich direkt umsetzen lassen.
Datenkompetenz
Daten sind die Basis eines jeden CRM und jeder Marketing-Automation. Vor allem, wenn KI zum Einsatz kommen soll. Als diplomierter Wirtschaftsinformatiker kenne ich mich gut mit Methodiken zur Systemanalyse und Modellierung aus.
Technologiekompetenz
Als Martech Founder und Developer kenne ich mich gut mit den zur Verfügung stehenden Technologien aus und bin über aktuelle Trends bestens informiert.
- Marketing Clouds wie HubSpot, Braze, Dynamics CRM 365, Emarsys
- ESPs: Brevo (ehemals Sendinblue), June, mailingwork, ActiveCampaign
- Email APIs wie Mailjet, Mailgun, SendGrid
- No-Code-Plattformen zur Workflow-Automation wie n8n, Make.com, Airtable oder Zapier
Für meine Datenanalysen setze ich immer öfter auf ein DWH wie Snowflake und Tools wie Datameer.
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Fachartikel
FAQs zum CRM-Audit
Was genau ist ein CRM Audit?
Ein CRM Audit ist eine strukturierte Ist-Analyse deines CRM, deiner Marketing Automation und (wenn relevant) deines E-Mail-Marketings. Ich prüfe Datenqualität, Tracking, KPIs, Segmentierung und Automationslogik und liefere dir Quick Wins plus eine priorisierte Roadmap.
Was bekomme ich am Ende konkret?
Du bekommst eine klare Zusammenfassung der wichtigsten Findings, einen KPI-Überblick (Scorecard), einen Datenqualitäts-Report, eine Übersicht deiner Automationsstrecken (inklusive Risiken) und eine Roadmap mit Maßnahmen nach Impact und Aufwand priorisiert.
Wie lange dauert ein Audit?
Typischerweise 10 bis 15 Werktage. Wenn viele Systeme, Schnittstellen oder mehrere Märkte beteiligt sind, kann es länger dauern. Ich sage dir nach dem Kick-off sehr konkret, wie der Zeitplan aussieht.
Welche Systeme kannst du analysieren?
Systemunabhängig: CRM (z. B. HubSpot, Salesforce, Dynamics, Pipedrive), CDP, ESPs und Marketing Automation Tools. Entscheidend ist, wie das Setup gebaut ist, nicht welches Logo draufklebt.
Welche Zugänge oder Daten brauchst du dafür?
Idealerweise Read-only Zugänge zu CRM und Marketing Automation sowie Export-Möglichkeiten für relevante Tabellen (Kontakte, Events, Kampagnen, Automations, Sales-Stages). Wenn Read-only nicht geht, arbeiten wir mit strukturierten Exports.
Müssen interne Ressourcen eingebunden werden?
Minimal. Ein Kick-off (ca. 60 bis 90 Minuten) und ein Ergebnis-Workshop (ca. 60 Minuten) reichen in vielen Fällen. Dazwischen arbeite ich eigenständig und frage nur gezielt nach, wenn etwas unklar ist.
Ist das auch sinnvoll, wenn wir schon ein Dashboard haben?
Ja, oft sogar besonders. Viele Dashboards zeigen Zahlen, aber keine Ursachen. Ich prüfe Datenquellen, Definitionslogik, Messfehler, fehlende Events und ob die KPIs wirklich die richtigen Entscheidungen ermöglichen.
Kannst du auch Datenschutz, Berechtigungen und Datenflüsse bewerten?
Ich bewerte technische und organisatorische Risiken wie unnötige Datenduplikate, unklare Ownership, übermäßige Berechtigungen oder unsaubere Datenflüsse. Rechtliche Beratung ersetze ich nicht, aber ich liefere dir klare technische Handlungsempfehlungen.
Begleitest du auch die Umsetzung der Empfehlungen?
Ja. Du kannst nach dem Audit entweder mit deinem Team umsetzen oder ich begleite dich hands-on, zum Beispiel bei Datenbereinigung, Tracking-Setup, Workflow-Optimierung oder E-Mail-Programm.
Was kostet ein CRM Audit?
Das hängt von Umfang und Systemlandschaft ab. Im Erstgespräch klären wir Zielbild, Datenlage und Aufwand, danach bekommst du ein transparentes Angebot mit klaren Deliverables.
Kontakt
Frank Rix
Convertus GmbH
Ludwig-Erhards-Straße 14
20459 Hamburg
040-219982-00