Die Schnellen fressen die Langsamen. Unternehmen wir Nokia oder Kodak haben das am eigenen Leib spüren müssen. In der aktuell schnelllebigen Zeit sind Flexibilität und Resilienz überlebenswichtig. Kanban-Tools für agiles Projektmanagement setzen auf genau diese Prinzipien.
Altbekannte Projektmanagement-Software wie z. B. Microsoft Project orientiert sich am traditionellen Wasserfallmodell. Im Marketing, wo kontinuierliche Optimierung auf dem Tagesplan steht, ist so ein Modell jedoch ungeeignet. Das gilt insbesondere für das Inbound- und Content-Marketing.
Wer agil unterwegs ist, greift deshalb gern auf physische Kanban-Tafeln und Post-its zurück. Oder nutzt gleich digitale Tools für agiles Projektmanagement. Derartige Kanban Software (auch Kanban Board Tools genannt) orientiert sich am Agile Marketing Manifesto, welches sich folgende Prinzipien verschrieben hat:
Vor allem cloudbasierte Kanban-Tools sind praktisch, weil sie in Zeiten von Homeoffice und dezentralen Teams kollaboratives Arbeiten erst möglich machen. Wir haben für Dich fünf herausragende Tools getestet.
Kanban-Tools im direkten Vergleich
Auf dem ersten Blick ähneln sich die getesteten Kanban Tools sehr. Auch haben sie alle diese Kernfunktionalitäten gemein:
- Webbasierte Software für alle gängigen Browser
- Lizenz auf Basis eines SaaS-Modells (monatliche Nutzungsgebühr)
- Verfügbarkeit nativer Apps für Windows, iOS und Android
- Anlegen von Listen und Karten für die verschiedenen Tasks
- Verschieben der Karten per Drag-and-drop
- Hinzufügen von Informationen auf Karten in verschiedenen Formaten (Text, Checkliste, Zuordnung von Personen, Deadline)
Darüber hinausgehende Unterschiede sind häufig erst im Praxiseinsatz ersichtlich. Dazu muss gesagt werden: Einige Tools folgen dem Dogma “Weniger ist mehr”. Für anderen stehen unzählige Plug-ins für spezielle Einsatzszenarien zur Auswahl.
Kurze Begriffserklärungen
Dashboard
Ein Dashboard ist eine Übersichts- oder Ansichtsseite, mit der auf einem Blick wichtige Daten bildlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Die Dashboards der getesteten Tools ermöglicht es Dir auch die Auswahl eines Projekts (“Boards”), sofern mehrere angelegt wurden.
Boards
In einigen Projektmanagement-Tools werden diese mit “Projekt”, “Workspace” oder “Kanban-Board” bezeichnet. Die User legen hier das zu bearbeitende Projekt und den Namen fest. Es lassen sich in allen getesteten Tools beliebig viele Boards erstellen.
Listen
Teilweise sind die Listen in den getesteten Tools vorgegeben oder werden als Karten betitelt. Klassisch unterteilen sich die Listen in To-do´s, in Bearbeitung und in erledigte Aufgaben.
Karten
Jede Karte entspricht einer Aufgabe. Aufgaben oder Tasks sind weitere Beschreibungen für dieses Element.
Exkurs: Kanban-Methode
Die Kanban-Methode ist eine agile Methode zur Planung und Steuerung von Projekten. Mit Hilfe der sogenannten “Kanban-Boards” lassen sich Projekte organisieren und strukturieren.
Diese Boards werden in verschiedene Listen unterteilt. Häufig gliedern sie sich in To-Do's, in Bearbeitung und erledigte Aufgaben. Den Listen werden Karten (Aufgaben) zugeordnet, denen sich die Teammitglieder widmen können. Sobald sie mit der Bearbeitung begonnen haben und sich der Status der jeweiligen Aufgabe ändert, wird die Karte per Drag-and-drop verschoben.
Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder, der dem Projekt zugeordnet wurde, automatisch über Fortschritte informiert wird.
Trello
Eines der gängigsten Produkte für agiles Projektmanagement ist Trello. Das Tool wird per Freemium-Modell vertrieben und ist ab 9,99 US$ je User/Monat buchbar. Ergänzend wird die Software als native App für Win10, Android und iOS angeboten.
Features
- Board: Es können jeweils beliebig viele projektbezogene Boards angelegt sowie zwischen den Boards gewechselt werden.
- Listen: User können auf jedem Board beliebig viele Listen einfügen. Auf jeder Liste werden entsprechende Karten erstellt.
- Karten: Jede Karte steht für eine Aufgabe. Innerhalb dieser Karte hat man diverse Optionen: Beschreibung, Anhänge, Kommentare, Mitglieder, Labels, Checklisten, Fristen, Aktionen, Kopieren, Beobachten, Archivieren und Verschieben. Zusätzlich kannst Du Dokumente aus Google Drive direkt verlinken.
- Kalender: Sobald in den Karten eine Frist für Aufgaben gesetzt wurde, wird diese automatisch in den Kalender übertragen. Per E-Mail bekommen User eine Erinnerung.
- Präsentation: Mit der Funktion Google Drive auf dem Dashboard wird von dem kompletten Dashboard eine Slide-Präsentation erstellt und direkt in Google Drive gespeichert.
- Hintergrund ändern: Aus Farben und vorhandenen Grafiken kann der Hintergrund individuell gestaltet werden.
- Power-Ups: Applikationen wie z. B. das Anbinden einer Dropbox können jederzeit aktiviert werden.
- Sticker: Zu den Stickern zählen z. B. Häkchen oder Daumen hoch, die sich jeder Karte hinzufügen lassen.
- Karten filtern: Mittels bestimmter Farbgebung lassen sich die Karten kategorisieren sowie filtern.
- Sichtbarkeit des Boards: User wählen zwischen den Optionen privat, öffentlich oder für Teammitglieder sichtbar.
Bedienbarkeit
Die Oberfläche ist gut strukturiert und übersichtlich. Die leichte Bedienung eignet sich besonders gut für Anfänger. Alle gängigen Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich sowie selbsterklärend. Karten werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Per Drag-and-drop können diese zwischen den einzelnen Listen je nach Bearbeitungsstatus verschoben werden. Das klappt auch mit der nativen App hervorragend.
Name des Tools: Trello
Anbieter: Atlassian
Webadresse: https://trello.com/home
ClickUp
ClickUp ist eine ein besonders modernes Tool für agiles Projektmanagement. Sie basiert auf einem Freemium-Modell und ist ab 9,80 US$ pro User im Monat buchbar. Das Besondere: Ergänzend wird ein 14-tägiges Free-Trial angeboten, um alle Features kostenlos testen zu können. Für Firmen lassen sich auch Preise anfragen, wenn die angebotenen Lösungen nicht passen sollten. Darüber hinaus steht Dir die Software als Android– und iOS-App zur Verfügung, wodurch man unterwegs immer auf dem Laufenden bleiben kann.
Features
- Liste: In der Rubrik Liste werden alle Aufgaben auf einem Blick angezeigt. Hier lässt sich die Liste anhand ihrer Priorität ordnen, sodass die wichtigsten Aufgaben auf einem Blick einsehbar sind.
- Board: Auf dem klassischen Kanban-Board werden Projekte als Boards bezeichnet. Bei Wrike können User beliebig viele Projekte erstellen. Die Vorteile: Du kannst direkt das Start- und Enddatum festlegen sowie Teammitglieder dem Projekt zuordnen.
- Tabelle: Für jedes Projekt lassen sich Aufgaben erstellen und bearbeiten. Beschreibung, Datum, Anhang, Verantwortlicher, Status und Kommentare werden hier hinzugefügt. Sobald die Aufgaben als erledigt markiert sind, werden die automatisch von dem Projekt entfernt.
Bedienbarkeit
Insbesondere durch die zahlreichen Features wirkt die Bedienoberfläche äußerst komplex. Links befindet sich die Menüleiste mit den Projekten. Rechts davon das Board. Dabei variiert die Ansicht je nach Einstellung. User haben die Wahl zwischen der Ansicht als Liste, Board, Tabelle oder Zeitleiste. Plane für die Erlernbarkeit dieses Tools ausreichend Zeit ein.
Name des Tools: Wrike
Anbieter: Wrike, Inc.
Webadresse: https://www.wrike.com/de/
Taskworld
Bei Taskworld profitierst Du von einem besonders umfassenden und leicht verständlichen Projektmanagement-Tool. Nach Anmeldung kannst Du das Tool für 30 Tage kostenlos nutzen. Im Anschluss an die Testphase ist Taskworld ab 13 € pro User / Monat buchbar oder für 10 € pro User / Monat beim Abschluss eines Jahresabonnements. Darüber hinaus werden native Apps für iOS und Android kostenlos zum Download bereitgestellt. Taskworld nutzt überdies ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierte deutsche Rechenzentren und erfüllt damit höchste Compliance- und Datenschutz-Standards (EU-DSGVO).
Features
- Workspaces: Du kannst beliebig viele Workspaces zu verschiedenen Themen anlegen. Das Pendant zum Workspace wird auf dem klassischen Kanban-Board als Board bezeichnet.
- Home: In dem Bereich Home erhalten User eine Übersicht aller Benachrichtigungen.
- Übersicht: Hier erhältst Du einen Überblick aller Aufgaben und Projekte.
- Projekte: Es können beliebig viele Projekte auf einem Board angelegt werden. Beim Anlegen des Projektes werden folgende Parameter abgerufen: Name, Beschreibung, öffentlich oder privat und die Zuweisung an Projektmitglieder. Im nächsten Schritt kann man eine Vorlage z.B. Wochentag oder Abteilung auswählen.
- Projekt-Ansicht: In den Projekten können User die Ansicht zwischen Board, Zeitstrahl, Analyse und Dateien wechseln.
- Karten: Ähnlich wie bei Trello werden Karten angelegt. Die Karten in diesem Sinne werden auf dem klassischen Board als Liste betitelt. Diese können individuell erstellt oder einer Vorlage entsprechen. Jeder Karte werden Tasks zugeordnet.
- Tasks: Jeder Aufgabe werden Eigenschaften wie Beschreibung, Startdatum, Fälligkeit, Erinnerung, Zuteilung, Tags, Follower und Kommentare zugeordnet. In anderen getesteten Tools werden die Tasks auch Karten genannt
- Mitglieder: Jedes Mitglied kann Feedback zum jeweils anderen geben und erhalten. Darüber hinaus können andere Mitglieder jederzeit eingeladen werden
- Chat: Mit Hilfe des Projekt-Chats können Mitglieder des Projektes einfach und schnell kommunizieren.
Bedienbarkeit
Das Tool besticht durch einen hohen Funktionsumfang. Dennoch ist es überraschend benutzerfreundlich. Dazu trägt auch der Einsatz verständlicher Icons bei. Darüber punktet Taskworld mit einer flachen Lernkurve. Einem unkomplizierten Projektmanagement steht so nichts mehr im Weg. Negativ fällt Taskworld auf durch z. B. schlechte Rezensionen im GooglePlayStore.
Name des Tools: Taskworld
Anbieter: Taskworld™
Webadresse: https://www.taskworld.com/
Kanban Tool
Das Kanban Tool zeichnet sich durch einen Hang zum Minimalismus aus. Dabei stehen zwei Benutzerkonten und zwei Boards zur Verfügung. Wer mehr Features wünscht, ist ab 5 € pro User im Monat dabei. Ergänzend wird die Software als App für Android und iTunes angeboten.
Features
- Kanban-Board: Du kannst beliebig viele Kanban-Boards erstellen. Der Aufbau des Boards ist jedoch immer derselbe. Dieser besteht aus drei Listen: To-Do – in Progress – Done.
- Ordner: Man kann zahlreiche Ordner für die Boards erstellen, um diese zu sortieren.
- Aufgaben: Aufgaben werden den entsprechenden Listen zugeordnet. Dabei beginnen die Aufgaben in der To-Do-Liste und werden je nach Bearbeitungsfortschritt verschoben. Einzelnen Aufgaben werden Beschreibungen, Anhänge, Fälligkeitsdatum, Zuweisungen und Prioritäten zugeordnet.
- Analytik: Dieser Bereich gibt einen Überblick über To-Do´s, Aufgaben “in progress” und erledigte Aufgaben.
- Änderungsprotokoll: Jeder Bearbeitungsschritt wird protokolliert und kann nachverfolgt werden.
- Kalender: Die mit Datum hinterlegten Aufgaben können jederzeit in einen Kalender (Google, Outlook etc.) exportiert werden.
- Power-Ups: User können ihren Aufgaben verschiedene Power-Ups, wie z.B. Checklisten hinzufügen.
Bedienbarkeit
Die Oberfläche ist gut strukturiert und leicht zu bedienen. Wichtige Features sind auf dem ersten Blick ersichtlich. Das Tool fokussiert sich auf seinem Kanban-Board auf die Bereiche To-Do, in Progress und erledigte Aufgaben. So kannst Du nach Erstellung und Bearbeitung der Aufgaben diese per Drag-and-drop in die entsprechende Spalte verschieben.
Name des Tools: Kanban Tool
Anbieter: Shore Labs
Webadresse: https://kanbantool.com/de/
Meistertask
Mit Meistertask wird Dir ein besonders umfassendes Kanban-Tool geboten. Die Free-Version kann unentgeltlich genutzt werden, wer mehr Features wünscht, ist ab 8,25 € pro User monatlich dabei. Darüber hinaus kannst Du die Software als native App für iOS, Android, Windows und Mac nutzen.
Features
- Dashboard: Auf dem Dashboard gibt es eine Übersicht aller Projekte und aktueller Benachrichtigungen.
- Projekte: User können in der kostenlosen Version bis zu 3 Projekte anlegen sowie zwischen den Projekten wählen. Das Pendant hierzu sind die Boards in anderen getesteten Tools.
- Karten: Jedes Projekt besteht aus drei vordefinierten Karten: Offen – in Arbeit – Erledigt. Nach Belieben können unzählige Karten hinzugefügt werden. Oftmals werden die Karten auch als Listen bezeichnet.
- Aufgaben: Auf jeder Karte werden Aufgaben erstellt. User können Beschreibungen, Checklisten, Anhänge, Kommentare, Fälligkeiten,Tags und zugewiesene Personen hinzufügen.
- Personen einladen: Jederzeit können weitere Teammitglieder zum Projekt eingeladen werden.
- Hintergrund ändern: Dir steht die Option offen, den Hintergrund individuell zu gestalten.
- Meine Aufgaben: In diesem Bereich erhalten User eine Auflistung aller zugewiesenen Aufgaben. Diese Funktion steht allen Usern zur Verfügung, aber um weitere Filterungen vornehmen zu können muss man auf eine Bezahlversion upgraden.
- Benachrichtigungen: Du erhältst einen Überblick aller Änderungen Deiner zugewiesenen und beobachteten Aufgaben.
Bedienbarkeit
Mit Meistertask profitierst Du von einer äußerst übersichtlichen und leicht verständlichen Nutzeroberfläche. Übersichtlichkeit der Funktionen und intuitive Bedienbarkeit wird durch verständliche Icons gewährleistet. Aufgaben werden ihren Status entsprechend den Karten zugeordnet und lassen sich per Drag and Drop in eine andere Statusspalte verschieben.
Name des Tools: Meistertask
Anbieter: MeisterLabs
Webadresse: https://www.meistertask.com
Fazit
Ein Kanban-Tool kann agilen Organisationen zu einem Produktivitätsschub verhelfen. Aber welches Tool ist das Beste? Entscheidend sind weniger Features als vielmehr Usability und Akzeptanz im Team. Weniger ist oftmals mehr.